„Ehrbarer Kaufmann“ und Compliance bedeutet, daß sich ein Unternehmen an die geltenden Regeln (ISO-Standards), die „Goldene Regel” und Gesetze hält – sowohl landesspezifische Gesetze als auch Vorgaben von Regulierungsbehörden und interne Qualität-Anforderungen. Bei der Einhaltung guter Compliance helfen eine ganze Reihe an Werkzeugen und Prozeße, die ein Unternehmen einführen und nutzen kann. Sie sollen gewährleisten, daß die Qualitäts-Anforderungen auf allen Ebenen eingehalten werden, bevor es zu schwerwiegenden Folgen wie Strafverfolgung, Bußgeldern oder einer schweren Rufschädigung für das Unternehmen kommt. dazu benötigt ein Qualitätsmanagement-System ähnlich einem Steuerungssystem in Maschinen.
Qualität-Compliance-Management umfaßt alle Werkzeuge und Prozesse, mit denen ein Unternehmen sicherstellt, daß es sich an Regeln und Gesetze hält. Das beinhaltet sowohl außerbetriebliche Vorgaben der Aufsichtsbehörden und Gesetze als auch interne Weisungen und Verordnungen.
So richten Sie ein Compliance-Management ein:
Wenn sich Ihr Unternehmen erstmals mit Compliance-Management beschäftigt, können Ihnen die folgenden sechs Tipps beim Start behilflich sein:
- Stellen Sie sicher, daß alle hinter den Compliance-Zielen stehen – von Führungskräften bis Fachspezialisten sollten alle relevanten Stakeholder verstehen, warum ein Compliance-Programm wichtig ist und welche Ziele das Programm verfolgt. So setzen Sie ein klares Beispiel für das gesamte Unternehmen.
- Führen Sie eine Risikobewertung durch – Auf diese Weise fokussieren sich der Vorstand und das obere Management auf die Risiken, die innerhalb Ihrer Organisation am Wichtigsten sind. Darauf aufbauend können Sie entscheiden, welche Maßnahmen nötig sind, um diese Risiken zu vermeiden, zu minimieren oder auszuräumen.
- Prüfen Sie bestehende Regeln – Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Status-Quo, um Lücken in Ihren internen Vorschriften aufzudecken und zu identifizieren, wo Sie nachbessern oder ergänzen müssen.
- Bieten Sie Trainings an – Nur die Vorschriften zu aktualisieren reicht nicht aus: Mitarbeiter müssen die Vorgaben verstehen und realisieren, wie sie sie auf ihre tägliche Arbeit anwenden. Diese Informationslücke füllen Sie mit Trainings.
- Etablieren Sie einen Compliance-Monitoring- und Prüfprozess – Auf diese Weise machen Sie ihr Programm zukunftstauglich und stellen sicher, dass es aktuell und relevant bleibt.
Integrieren Sie Verantwortlichkeit – Definieren Sie Prozesse und Konsequenzen für den Fall, das Mitarbeiter gegen die Regeln verstoßen. Es muss klare Richtlinien und Protokolle geben, die aktiv zur Anwendung kommen.