Um sich selber gut, richtig und genau SELBST führen und managen zu können,
braucht der Mensch ein Verständnis dafür: Wer Er Ist = Erkenne Mich SELBST.

Wer bin ich und was ist das Ich?

Der Mensch ist laut Forscher-Meinung das einzige Lebewesen mit einer Vorstellung vom eigenen Ich. Er hat somit nicht nur das Bewusstsein über die eigene Vergänglichkeit, sondern er stellt sich auch die Frage nach dem Wesen des Ichs. Jeder Mensch ist einzigartig. Es gibt kein Individuum zweimal, denn sogar eineiige Zwillinge können ganz unterschiedliche Charaktere, Eigenschaften und Empfindungen haben. Menschen können sich sehr ähnlich sein und die gleichen Wesenszüge aufweisen, aber sie sind doch alle irgendwie unterschiedlich. Was also ist dieses Ich?

Das Ich in der Psychologie

Auf kaum einem anderen Fachgebiet wird sich so intensiv mit dem Ich befasst, wie in der Psychologie. Die Persönlichkeit des Menschen ist das Kernstück der Forschung und befasst sich mit dem menschlichen Ego, dem Ich. Was macht den Menschen zu einem Individuum? Sind es die Triebe? Ist es sein Charakter oder sind es seine Werte? Vielleicht doch etwas ganz anderes? Die Forschung fand heraus, dass ein Gefühl für das Ich-Bewusstsein im Alter von etwa 3 Jahren beginnt. Vorher reden Kleinkinder in der 3. Person von sich. Das Bewusstsein über die eigenen Körpergrenzen und Wahrnehmungen nimmt zu und das Kind entwickelt sich schließlich zu einer eigenständigen Persönlichkeit, die sich über ihre Einzigartigkeit bewusst wird.
Das Freud’sche Strukturmodell der Psyche geht davon aus, dass sich die Psyche eines jeden Menschen in drei Instanzen aufteilt. Grob dargestellt:

  • Über-Ich (Werte, Moral, Erziehung): Von der Gesellschaft geprägt
  • Ich (Vermittler, Denken des Alltags)
  • Es (Triebe, Bedürfnisse): angeboren

Das Konstrukt soll das menschliche Verhalten erklären. Das Ich agiert in diesem Modell als logischer Vermittler, zwischen Trieb und Gewissen, um dem Menschen das Leben in einer Gesellschaft zu ermöglichen. Aber auch hier bleibt die Frage nach dem konkreten Wesen, dem Kern des Ichs offen – siehe Transaktionsanalyse und JoHari-Fenster.

Das Ich in der Religion

Wer spirituell bewandert ist, der bezieht den Aspekt der Seele als das Ich in seine Weltanschauung und Taten mit ein. Im Bereich der Religion und Spiritualität findet die Seele eine große Bedeutung. In vielen Religionen und Glaubensrichtungen geht man davon aus, dass jedes Lebewesen eine Seele besitzt, welche das Ich ausmacht.
Beispielsweise geht man im Buddhismus davon aus, dass keine Existenz ein festes Selbst hat. Die Seele, das Ich ist kein fester Wesenskern, sondern ein sich ständig änderndes Schwingungsfeld aus Gefühlen und Gedanken. Ziel im Buddhismus ist das Erlangen des Nirwana, die Erlöschung des Ichs, der Seele.
In der katholischen Kirche hingegen gilt die Seele als unsterblich. Wer stirbt, geht dem Glauben nach in das himmlische Paradies zu einem Gott über. Das Ich, also die Seele, bleibt bestehen.
Jede Religion ist im Ich enthalten, denn Religion bedeutet die Rückverbindung zum Ur-Sprung, dem Absoluten.

Die „Goldene Regel“, ist ein Beispiel dafür, dass das ICH in allen Religionen sein könnte, wenn es diese trainieren würde. Die „Goldene Regel“ ist einer von mehreren „roten Fäden, die sich durch alle Religionen ziehen.

Das Ich in der Hirnforschung

In der Hirnforschung geht man davon aus, dass das menschliche Gehirn die Wahrnehmung der Außenwelt steuert. Mit seinen etwa 100 Milliarden Nervenzellen (Neuronen) gibt das Gehirn elektrische Impulse weiter. Jeder Gedanke bedeutet Hirnaktivität. Auch der Blick auf uns selbst geht von unseren Gedanken, also dem Gehirn, aus. Entsteht hier das Bewusstsein?
Alles, was wir wahrnehmen lässt, sich als Gehirnaktivität erkennen und nachweisen.
Lange Zeit vermutete man, dass der Sitz des Ichs in drei bestimmten Hirnarealen sitzt. Tests mit einem hirngeschädigten Probanden zeigten jedoch, dass dieser durchaus eine Selbstwahrnehmung besaß, was zur Annahme führte, dass das Bewusstsein vielmehr eine komplexe Wechselwirkung verschiedener Gehirnregionen ist. Obwohl die Frage wie das Gehirn Ich-Bewusstsein produziert noch nicht geklärt ist, finden vor allem im Bereich der dissoziativen Persönlichkeitsstörung Untersuchungen statt. Das heißt, wenn ein Mensch verschiedenen Teilpersönlichkeiten hat, die verschiedene Charaktereigenschaften, Wesenszüge und Lebensläufe aufweisen. Ein Mensch hat somit mehrere Ichs, welche unter Umständen gar nichts voneinander wissen – siehe Transaktionsanalyse und JoHari-Fenster.
Ursachen hierfür sehen Experten in traumatischen Kindheitserlebnissen, die die Entwicklung einer einheitlichen Persönlichkeit verhindert haben – Das Gehirn – ein Beziehungsorgan.

Gehirn Gehirn (Unsplash: © Alina Grubnyak).

Grundsätzlicher Leitfaden für diesen Artikel: 

Das ICH und die Zeit.

Zeit ist relativ und kennt keine Niveau- und qualitativen Unterschiede:  
Weder im Privaten noch Beruf. Zeit kennt nur EINS: Vergänglichkeit. 

Deshalb ist Zeitmanagement sinnvoll und nützlich nach Dr. Jürgen Fleig.

Zeit kann man nicht vermehren, konservieren, oder abspeichern.

Zeit verrinnt und plötzlich stellt der Mensch fest, dass er davon nicht mehr genug hat, um das zu tun, was er noch tun wollte oder einfach tun muss.

Die Beschäftigung mit der Frage, wie jeder persönlich mit dieser kostbaren Ressource Zeit umgeht, wie die Zeit persönlich und die Gruppe einzuteilen ist.

Für welche Tätigkeiten sie WANN eingesetzt wird, ist alles andere als leicht.

Der Unterschied zwischen EINFACH und LEICHT?!

Zeit fließt immer und um sie sinnvoll, effektiv, effizient, und genau zu nutzen, ist es sinnvoll, diese mit Anstrengung zu planen.

Die Gleich-Verteilung und die Wahr-Nehmung:

Zeit wird unterschiedlich wahrgenommen. Objektiv betrachtet, stehen jeder Person am Tag 24 Stunden am Tag zur Verfügung, einzige Ausnahme der letzte Tag.
Die einzige Gleichverteilung für den Menschen.

Aus subjektiver Sicht hat jede Person eine andere Zeit. Wie viel Zeit, hängt von ihren Prioritäten und dem Menschentyp ab.
Die einen schlafen gerne länger, um später mit der Arbeit zu beginnen. Andere wollen früher beginnen, um am Nachmittag Zeit für ihrer Familie zu haben.

Viele beklagen, dass ihr Leben immer schneller verläuft, dass der Stress zunimmt, die Aufgaben immer vielfältiger werden und ein Termin den nächsten jagt.
Der Einzelne fühlt sich überfordert.
Hier setzt das Zeitmanagement an. Es will Prinzipien und Methoden vermitteln, wie die vielen Anforderungen des Arbeitslebens und Privatlebens bewältigt werden können.

Die Vorteile eines guten Zeitmanagements

Gutes Zeitmanagement und ausgefeilte Arbeitstechniken beeinflussen Ihre Leistungsfähigkeit, vermindern den Leistungsdruck, erhöhen Ihre Produktivität und damit Ihren Erfolg. Wer die Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements beherzigt und umsetzt, profitiert von folgenden Vorteilen:

  • mehr Überblick über anstehende Arbeiten
  • klare Prioritäten, sodass nichts Wichtiges vergessen wird
  • mehr Freiraum für Kreativität
  • Stressabbau und Stressvermeidung
  • mehr Freizeit und sinnvollere Freizeitgestaltung

Kurze Geschichte zum Zeitmanagement – mit großer Wirkung.

Eines Tages war ein alter Professor beauftragt, einer Gruppe von Geschäftsführern einen Kurs in effizienter Zeitplanung zu geben. Dieser Kurs machte eine von fünf Einheiten eines Seminartages aus, daher hatte der Professor nur eine Stunde zur Verfügung, um seine Botschaft zu vermitteln.

Aufrecht vor dieser Elitetruppe, die bereit war, alles aufzuschreiben, was der alte Professor sagte, schaute der Dozent einem nach dem anderen langsam in die Augen, um schließlich langsam anzukündigen: „Wir werden miteinander ein kleines Experiment machen.“

Der alte Professor stellte vorsichtig einen großen Glaskrug auf den Tisch und füllte ihn mit etwa einem Dutzend tennisballgroßer Steine, die er bedächtig in den Glaskrug setzte, bis der Krug randvoll war und darin kein Platz mehr war. Da erhob der alte Professor den Kopf: „Ist der Krug voll?“ fragte er. Alle antworteten: „Ja!“ Er wartete und frage nach: „Tatsächlich?“

Darauf bückte er sich, holte ein Gefäß mit Kieselsteinen hervor und füllte bedächtig den Glaskrug – rührte um – füllte nach – bis die Kieselsteine alle Lücken füllten.

Der alte Professor hob erneut den Kopf und frage: „Ist der Krug voll?“ Die Teilnehmer waren unruhig – einer antwortete „Wahrscheinlich nicht.“ – „Gut“, antwortete der Professor. Er neigte sich nach unten und holte diesmal einen Eimer mit Sand.

Bedächtig goss er den Sand in den Glaskrug. Der Sand schickte sich an, die Räume zwischen den großen Steinen und dem Kies zu füllen.

Noch einmal frage der Professor: „Ist der Krug voll?“ – Ohne zu zögern, entgegneten alle Schüler „Nein!“ – „Gut“.

Gerade so als ob die hochgepriesenen Schüler eine Fortsetzung erwarteten, nahm der Professor eine Kanne mit Wasser und goss das Wasser in den Krug bis der Krug randvoll war. Nun erhob sich der Professor und frage die Gruppe: „Was will uns dieses Experiment sagen?“

Der mutigste unter den Zuhörern meine, in Anbetracht des Kursthemas: „Es zeigt uns, dass wir sogar dann, wenn wir meinen, dass unser Kalender randvoll ist, noch weitere Termine vereinbaren und Dinge erledigen können, wenn wir es wirklich wollen.“

„Nein“, sagte der alte Professor – „Darum geht es nicht. Die große Wahrheit, die uns dieses Experiment zeigt, ist die folgende: Wenn wir nicht als Erstes die großen Steine in den Krug setzten, bringen wir sie später neben allen anderen Dingen nicht mehr hinein.“ Darauf erfolgte tiefes Schweigen, die Offensichtlichkeit seiner Worte leuchtete jedem ein.

„Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“, frage der Professor. „Gesundheit? – Familie? – Freunde? – Die Verwirklichung Ihrer Träume? – Tun, was Ihnen gefällt? Oder: Etwas ganz anders?“

„Nehmen Sie daraus mit, dass es wichtig ist, zuerst die großen Steine im Leben zu platzieren, sonst laufen wir Gefahr, erfolglos zu sein. Wenn wir den Nebensächlichkeiten den Vorrang geben, also etwa Kies, Sand und Wasser, dann füllen wir unser Leben damit auf, und am Ende fehlt uns die kostbare Zeit, um uns den wichtigen Aspekten unseres Lebens zu widmen. Vergessen sie daher nicht die Frage: Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“

Ihr persönliches Experiment mit Hilfe der LöhnMethode:

Mit dem Einsatz z.B. der LöhnMethode werden Sie schnell u. a. in diesen Bereichen positive Ergebnisse erzielen:

  • Systematisches Management:
  • Sie erledigen, delegieren und überwachen Aufgaben punktgenau
  • Sie arbeiten neue Mitarbeiter mit minimalem Zeitaufwand ein
  • Sie können sowohl sich selbst als auch eine Organisation managen
  • Systematische Lebens-Entschleunigung:
  • Sie minimieren Ihren Stress
  • Sie finden Zeit für Ihren Partner, Ihre Kinder, Ihre Freunde, Ihre Hobbies
  • Sie harmonisieren das Spannungsfeld Beruf – Arbeit
  • Systematische Produktivität:
  • Sie verwirklichen Ihre Ziele kontinuierlich und stressfrei
  • Ihr Schreibtisch ist jeden Abend leer
  • Sie haben abends das Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben
  • Systematische Ordnung:
  • Sie finden jedes Dokument binnen 5 Minuten
  • Sie sparen Zeit und Kosten für Ablage und Suchen
  • Die Zettelwirtschaft hat ein für allemal ein Ende

Machen Sie Ihr eigenes Experiment und überlegen Sie zu diesem Zweck:  

  • Was sind die großen Steine in Ihrem Leben? Was also sind die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Leben?
  • Wo stehen diese wichtigen Dinge in Ihrem Terminkalender?
  • Wie komme ich besser klar: ALL IN ONE oder mehrere Terminkalender?
  • Sehe ich die günstigen Gelegenheiten (Lücken) und kann diese auch nutzen?

Ist-Zustand für den Umgang mit der Zeiterfassung.

Die Welt ist ein SPIEGEL!

Nur wer weiß, wo er steht, kann entscheiden, ob er nach links oder nach rechts gehen muss.

Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Vorbedingung für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt, lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben ansetzten.

Die eigenen Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen berücksichtigt werden. Der Ist-Zustand kann in folgenden Kategorien geprüft werden:

  • Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang
    mit Aktennotizen, Chaos
  • Persönliche Schwachstellen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, Selbstdisziplin, Profitum.
  • Innerbetriebliche Zusammenarbeit: mit Entscheidung-Matrix oder ohne, mangelnde Koordination der Arbeiten, langsame Entscheidungswege
  • Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender führen, Aufgabenplanung
  • Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit, Prioritäten
  • Störungen durch andere: Disziplin, technische und persönliche Störfaktoren
  • Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
  • Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, veraltete PC-Ausstattung

Den eigenen Arbeitsstil analysieren und mit dem Team abstimmen

Wie schätzen Sie Ihren eigenen Arbeitsstil ein? Bearbeiten Sie dazu folgende Fragen:

  • Welche drei Adjektive beschreiben Ihren Arbeitsstil am besten?
  • Wie beschreiben Sie Ihre Arbeitsleistung?
  • Wie gehen Sie eine neue Aufgabe an?

Der folgende Selbsttest soll Ihnen helfen, Ihren eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben. Lesen Sie die je fünf Aussagen zu jedem Kriterium durch und bewerten Sie sie spontan auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = nicht zutreffend; 5 = völlig zutreffend).

Gewohnheiten kritisch hinterfragen

Erfassen Sie schriftlich für einige Tage oder besser für eine Woche mit der folgenden Vorlage alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil.

Welche Zeitfresser oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?

Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?
Analyse der Tätigkeiten und des Zeitaufwands
Analyse der Störfaktoren

Ursachen des Zeitmangels entlarven.

  • Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial hinsichtlich Ihres Zeitmanagements?
  • Gehen Sie die Fragen im folgenden Selbsttest durch, und kreuzen Sie an, was für Sie zutrifft: Ja immer; Ja meistens; Manchmal;
  • Gehen Sie die Fragen nochmals mit einem Textmarker durch und streichen diejenigen an, mit deren Antwort Sie unzufrieden
  • Wählen Sie die für Sie wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen und markieren Sie sie mit einer anderen
  • Formulieren Sie für diese Fragen jeweils ein Ziel. Aus der Frage: „Weiß ich genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt “
  • Legen Sie die Liste mit diesen Zielen an einen Platz, an dem Sie die Ziele regelmäßig sehen: Zum Beispiel in Ihren Terminkalender oder als Post-It an den

Wichtige Aufgaben einplanen

Legen Sie zuerst die wirklich wichtigen Dinge, die „großen Steine“, in Ihrer Zeitplanung fest. Danach werfen Sie einen Blick auf die verbleibenden Freiräume, die Sie als nächstes mit weniger wichtigen Dingen füllen!

  • Wählen Sie maximal sechs große Aufgaben, die Sie in den nächsten Monaten zu erledigen
  • Schätzen Sie, wie lange es dauern wird, diese Aufgaben zu bewältigen.
  • Schätzen Sie auch, wann es zeitlich zu einer Überschneidung kommen
  • Erstellen Sie Ihr Gantt-Diagramm mit der folgenden Ihr Gantt-Diagramm gibt Ihnen einen Überblick über die Zeitanteile Ihrer wichtigsten Aufgaben und zeigt, wann sich welche Aufgaben überschneiden.

Ziele und Aufgaben bestimmen die Zeitplanung

Um Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen, ist der entscheidende Schritt, die Zielfrage vorrangig zu klären. Das weitere Zeitmanagement ist dann ein Mittel zur Zielerreichung. Deutlich wird dieser Zusammenhang anhand einer Episode aus Alice im Wunderland:

Alice fällt in einen Brunnen und ist in einer anderen Welt. Es gefällt Ihr und sie schaut sich um. Sie kommt an eine Wegkreuzung und trifft dort eine Katze. „Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“, fragt Alice. „Das hängt zum größten Teil davon ab, wohin du möchtest“, antwortet die Katze. „Ach, wohin ist eigentlich gleich“, sagte Alice. „Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagt die Katze.

Ohne Ziele keine sinnvolle Zeiteinteilung

Erst wenn Sie Ihre Ziele kennen, werden Arbeitstechniken effektiv, weil Sie Ihre individuellen Kräfte und andere Ressourcen auf einige wenige Schwerpunkte konzentrieren können. Wichtig bei Zielen: Ziele müssen erreichbar, lohnend und erstrebenswert sein. Kurz: Ziele müssen begeistern können.

Etappenziele helfen, ein weitgestecktes Fernziel zu erreichen. Denn Etappenziele

sind – im Vergleich zu den Fernzielen – verhältnismäßig leicht und schnell zu erreichen. So schaffen Sie Erfolgserlebnisse und Selbstvertrauen, und Sie erhöhen die Motivation. Durch Etappenziele rückt das Fernziel, das über eine höhere Zugkraft verfügt, näher und erscheint dadurch erstrebenswerter. Je nach Abstraktionsgrad lassen sich unterscheiden:

  • Rahmenziele (Richtziele)
  • Strategische Ziele (Grobziele)
  • Taktische Ziele (Feinziele)
  • Operative Ziele (Praxisbezug)
  • Nur dort, wo Ziele vorhanden und klar formuliert sind, kann Erfolg gemessen Kontrolle ohne vorausgegangene Zielsetzung ist Unsinn. Zielsetzung ohne Kontrolle aber auch.

Ihre Zielplanung

Beantworten Sie folgende Fragen zur Zielplanung:

  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie langfristig?
  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie mittelfristig?
  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie kurzfristig?

Schreiben Sie alle Ziele auf, die Ihnen beruflich und privat besonders wichtig sind. So bekommen Sie einen guten Überblick und können besser einschätzen:

  • Ist die Zielplanung realistisch?
  • Persönliche Zielplanung
  • Ziele formulieren und erreichen
  • Stärken und Schwächen auf dem Weg zur Zielerreichung

Ihre Aufgabenplanung:

Legen Sie nun die Liste der Ziele verdeckt beiseite und wenden Sie Ihren Blick auf Ihre tägliche Arbeit:

Womit beschäftigen Sie sich aktuell den ganzen Tag? Welche Tätigkeiten haben Sie in den letzten Tagen gemacht?

Welche Aufgaben und Tätigkeiten müssen Sie in den nächsten Tagen und Wochen erledigen?
Welche müssen bis zum Jahresende erfüllt werden?
Nehmen Sie dazu Ihre ausgefüllte Vorlage „Tagesplanung” zur Hand und füllen Sie die für mehrere Tage aus. Tagesplanung mit Aufgaben, Terminen und Tagescheck

Ziele und Aufgaben für die Zeitplanung vergleichen

Schreiben Sie jede Tätigkeit oder Aufgabe auf ein eigenes Post-It. Nehmen Sie nun Ihren Aufgabenplan zur Hand:

  • In welchem Maße haben die Tätigkeiten, die Sie heute oder diese Woche ausgeführt haben, zu Ihren wichtigen Aufgaben und Projekten beigetragen?
  • Ordnen Sie die Aufgaben zu, indem Sie die Post-Its zur jeweiligen Aufgabe oder Projekt kleben.
  • Legen Sie jetzt nun die Vorlage zu Ihrer Zielplanung daneben:
  • Welche Tätigkeiten gehören zu welchem Ziel?
  • Tun Sie für die wichtigen Ziele auch soviel wie sie eigentlich wollen?
  • Beschäftigen Sie sich viel mit eher unwichtigen Dingen, die diesen Zeitaufwand nicht Wert sind?

Falls die Verteilung Ihrer Tätigkeiten nicht der in den Zielen geforderten Verteilung entspricht, haben Sie jetzt die Chance die Dinge neu anzugehen! Nehmen Sie nun Ihre Vorlagen für die Ziel- und Aufgabenplanung zur Hand und schreiben Sie auf:

  • Welche Überschriften ergeben sich aus Zielplanung und Aufgabenplanung?
  • Die detaillierte Zeitplanung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Ihre notierten Aufgaben und Ziele für die richtigen halten. Revidieren Sie deshalb gegebenenfalls:
  • Stehen Ihre endgültigen Hauptaufgaben und Aufgabenpakete fest?
  • Wenn Sie die oben genannten Aspekte verabschiedet haben, können Sie sich der Erfolgsmessung widmen. Überlegen Sie dazu und machen Sie sich Notizen:
  • Nach welchen Kriterien können Sie Erfolg oder Misserfolg der Aktion bewerten?
  • Können Sie diese Kriterien auch schon im Arbeitsverlauf kontrollieren?
  • Wie könnte eventuell die Korrektur der Zielsetzung und der Zeitplanung aussehen?

Methoden und Strategien für die Zeitplanung

Eisenhower-Prinzip mit vier Kategorien und drei Prioritäten für alle Aufgaben

  Was stimmt hier nicht?!

Jede Arbeitsplanung beginnt mit der systematischen Arbeitsvorbereitung. Ziel dabei ist es, ein Optimum aus Aufwand und Ertrag zu erreichen. Sie müssen also prüfen, welches Ergebnis Sie erzielen wollen, welche Qualität das Ergebnis haben muss und welchen Aufwand (Zeit, Motivation, Leistung, Know-how) Sie dafür investieren.
Voraussetzung ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Sie soll eine Priorisierung der wirklich wichtigen Tätigkeiten ergeben. Dabei gilt es, die eigenen Ressourcen optimal zu planen und Mitarbeiter zur Unterstützung einzusetzen, wenn das möglich ist. Eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben und zu ihrer Einteilung ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip:

  • Die Aufgabe ist wichtig und dringlich, wenn ein Termin dahinter steht und diese Aufgabe für die Zukunft des Unternehmens wichtig ist oder für Ihre persönlichen Ziele.
    Priorität: A. Stellen Sie alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen in vollem Umfang dafür zur Verfügung.
  • Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend, wenn sie zwar wichtig ist, aber noch nicht terminiert werden muss.

Priorität: B. Möglichst bald terminieren, damit feststeht, wann daraus eine A-Aufgabe wird.

  • Die Aufgabe ist dringend, aber nicht relevant für die aktuell wichtigste Tätigkeit.

Priorität: C. Hierunter fallen Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden dürften, aber dennoch nicht so wichtig sind. Beispiele dafür sind Kopierarbeiten, E-Mail beantworten, auf Anrufe reagieren. Wenn Sie allein arbeiten, versuchen Sie, diese Dinge en bloc zu erledigen. Ansonsten zählen solche Arbeiten zu den typischen Delegationsaufgaben.

  • Die Aufgabe ist weder wichtig noch dringend.

Priorität: keine. Ein typischer Fall für den Papierkorb.

Wichtig-Dringlich Portfolio nach dem Eisenhower-Prinzip.

 Die Aufgabenbewertung oder Priorisierung kann mithilfe eines Wichtig-Dringlich Portfolios durchgeführt werden. Hierbei werden Aufgaben wie in Abbildung 1 in unterschiedliche Wichtigkeitsstufen und Dringlichkeitsstufen eingeordnet und dann in einem Portfolio-Diagramm dargestellt. Das Portfolio ist somit eine Entscheidungshilfe, wobei es darum geht, wirklich Farbe zu bekennen: Was hat welche Wichtigkeit?

Welcher Anteil an zeitlichen Ressourcen darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Was in das Feld „Sein lassen“ gehört.

In das Portfolio-Feld „Sein lassen“ fallen die Aufgaben, für die es zwar gut ist, wenn sie getan sind. Aber eigentlich stört es auch keinen, wenn sie nicht getan werden. Sie sind unwichtig und nicht dringend. Das bedeutet nicht, dass sie dies schon immer waren oder immer bleiben, jedoch sind Aufgaben im Feld „Sein lassen“ zum jetzigen Zeitpunkt so unwichtig oder nicht verknüpfbar mit den anderen Aufgaben und Tätigkeiten, dass sie getrost unter den Tisch (in den Papierkorb) fallen können.

Wichtig: Machen Sie diese Entscheidung bewusst – überlegen Sie, ob sie jemanden darüber informieren sollten, dass sie etwas nicht tun werden.

Was in das Feld „Sofort erledigen“ gehört.

 „Sofort erledigen“ ist das Gegenteil zum „Sein lassen“. Denn damit sind die Aufgaben und Tätigkeiten gemeint, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Daher genießen diese Arbeiten die höchste Priorität. Nutzen Sie dieses Feld genauso mit Bedacht wie den Papierkorb! Sie können nicht alles tun. Hier gehören wirklich nur die wichtigen und dringlichen Aufgaben hinein. Aber: Wenn sie das Feld „Sofort erledigen“ überlasten, werden Sie womöglich Ihrem eigenen Anspruch nicht gereicht und erreichen am Ende weniger, als sie könnten, wenn sie die richtigen Prioritäten gesetzt hätten.

Was in das Feld „Termin setzten“ gehört.

In dieses Feld gehören die Aufgaben, die sie selbst erledigen müssen oder nur zuerst vorbereiten müssen, damit sie dann delegiert werden können. Hinter jeder dieser Aufgaben steht ein Termin. Dieser liegt außerhalb der derzeitigen Feinplanung. Es macht keinen Sinn, eine Aufgabe auf Termin „morgen“ zu setzten, wenn die Aufgaben aus der Rubrik „Sofort erledigen“ sie bis nächsten Freitag beschäftigen. Das Feld

„Termin setzen“ ist eine Art Vorausblick: Diese Aufgaben kommen auf Sie noch zu. Sie müssen diese aber nicht heute und morgen angehen.

Wie weit in Ihrem Fall die Rubrik „Sofort erledigen“ reicht, hängt von der Anzahl und vom Umfang, also der Zeitdauer bis zur Erledigung der Aufgaben ab. In der Regel ist es sinnvoll, einen Zeitraum von zwei Wochen als „Sofort erledigen“ zu betrachten. Was darüber hinausgeht, fällt dann in die Rubrik „Termin setzen“. Überprüfen Sie, wie Sie für Ihre Aufgaben und Ihre Zeitplanung in beide Richtungen abweichen können oder müssen.

Was in das Feld „Delegieren“ gehört.

In das Portfolio-Feld „Delegieren“ fallen die Aufgaben, die auch andere für Sie erledigen können. Um zum Ziel zu kommen, sollten Sie hier zweistufig vorgehen: Zuerst die Aufgaben in die Rubrik „Delegieren“ setzen ohne die konkrete Lösung (also: Wer macht es? Kann er das überhaupt?
Ist er zur Übernahme überhaupt bereit? usw.). Der Grund: Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die Aufgabe grundsätzlich delegieren können und wollen, dann finden Sie sicher auch eine Lösung! Sie müssen vielleicht nur ein wenig darüber nachdenken, die Aufgabe etwas modifizieren, vielleicht ein Team um die Übernahme der Arbeiten bitten.

Also lassen Sie sich nicht gleich abschrecken, ordnen Sie mutig eine Aufgabe in die Rubrik „Delegieren“, wenn sie dies für richtig halten. Gehen sie dann nochmals über die Liste der zu delegierenden Aufgaben – und zwar nun mit dem Blick: Wer würde dies gerne und gut machen?

Wenn Sie solche Aufgaben nicht delegieren können, dann erledigen Sie diese in einem Block und zu einer Zeit, in der Sie nicht so leistungsfähig sind und eher einfache Routinetätigkeiten angehen. Zum Beispiel nach dem Mittagessen. Bearbeiten Sie diese Aufgaben so schnell wie möglich und nicht perfekt.

Feinplanung ist notwendig bei vielen wichtigen und dringenden Aufgaben.

Falls viele Aufgaben dringend und wichtig sind, kann es nützlich sein, eine Feinplanung der Zeit zu machen. Dies ist zum Beispiel vor einem Projektmeilenstein oder vor dem Urlaub oder bei plötzlich hoher Arbeitslast nötig. Dabei gehen Sie bei der Feinplanung alle Aufgaben durch, die sie im vorherigen Schritt als „dringlich“ eingestuft haben.

Dies sind also die Aufgaben der Felder „Delegieren“ und „Sofort erledigen“. Gehen sie alle Aufgaben durch und übertragen sie diese in die Feinplan-To Do Liste. Setzten Sie die Verantwortlichkeit fest. Beachten Sie: Wenn sie Aufgaben oder Tätigkeiten delegieren, gehört es noch in ihren Aufgabenbereich, die Aufgabe korrekt zu übergeben und bei Fragen zur Verfügung zu stehen.

Dann schätzen Sie die Zeit für die einzelnen Aufgaben ab, die Sie selbst dafür aufbringen müssen. Das ist die Länge oder Dauer der Bearbeitung einer Aufgabe. Für eine realistische Einschätzung des Zeitaufwands brauchen Sie ausreichend Erfahrungen. Außerdem müssen Sie Störungen, Unterbrechungen oder kurzfristig zu erledigende Aufgaben (vom Chef) mit einplanen. Diese Aufgaben-Zeitplanung können Sie mit der sogenannten ALPEN-Methode durchführen.

Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine Methode für eine einfache und schnelle Aufgabenplanung und zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die Elemente sind:

  • Aufgaben
  • Länge bzw. Dauer der Aufgaben schätzen.
  • Pufferzeiten
  • Entscheiden nach Prioritäten.
  • Nachkontrolle

Aufgaben in den Terminkalender schreiben.

Besonders hilfreich für die Zeitplanung ist: Tragen Sie alle besonders wichtigen Aufgaben und den geschätzten Zeitbedarf in Ihren Terminkalender so ein, wie einen Besprechungstermin mit anderen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit einplanen – und auch frei halten, die Sie für die Erledigung brauchen.

Außerdem empfehlenswert: Planen Sie Ihren nächsten Arbeitstag am Abend zuvor. Und befassen Sie sich regelmäßig, morgens und abends, mit Ihrem Termin- und Aufgabenplaner. Prüfen Sie, ob die Planung noch stimmt oder ob Sie Aufgaben verschieben müssen. So wird Ihre Planung nach und nach realistischer. Planen Sie aber nur so genau wie nötig, sodass Sie nicht permanent umplanen müssen.

Grobe Arbeitsplanung.

Die Arbeitsvorbereitung umfasst Maßnahmen der Arbeitsplanung und der Arbeitssteuerung. Überlegen Sie in diesem Zusammenhang:

  • Welche Aufgaben gehören zu Ihrer Arbeit?
  • Ordnen Sie alle Tätigkeiten zu den jeweiligen passenden „Überschriften“.

Aufgaben aus Gesprächen notieren.

Damit Sie keine wichtigen Aufgaben vergessen, machen Sie sich immer gleich Notizen. Meistens ergeben sich diese nach einem Gespräch mit Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern. Die folgende Excel-Vorlage können Sie nutzen, um jedes Gespräch schnell und einfach so zu dokumentieren, damit Sie keine Aufgaben vergessen.

Aufgaben priorisieren.

Priorisieren Sie Ihrer grob geplanten Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip:

  • Was hat welche Wichtigkeit?
  • Welcher Anteil an Zeit darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Feine Arbeitsplanung

Mit den Excel können Sie Ihre Feinplanung auf Wochenbasis und auf Tagesbasis durchführen. Je nach Anzahl und Dauer der Störungen kann eine Tagesplanung zu fein sein; dann sollten Sie auf Wochenbasis planen.

Tagesplanung mit Aufgaben, Terminen und Tagescheck.

Müssen Sie täglich viele Aufgaben bewältigen und dürfen Sie dabei nichts vergessen, empfiehlt sich eine To-Do-Liste auf Tagesbasis. Nutzen Sie dafür folgende Vorlagen:
Tagesplanung nach der ALPEN-Methode -To-do-Liste für die Feinplanung.
Mit Time-Line künftige Ziele besser erreichen.

Mit To Dos Aufgaben planen und erledigen.

Der Kernprozess der eigenen Aufgaben- und Zeitplanung ist der sogenannte Gedacht – Gesagt – Geplant – Getan-Prozeß. Der Prozess ist einfach und klar und hilft in besonderer Weise, die eingehenden Aufgaben zu planen und – vor allem – zu erledigen. Sie brauchen dafür:
einen Eingang für Post, E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen: hieraus ergeben sich Ihre Aufgaben.
einen Ausgang: hier kommt alles rein, was Sie erledigt haben und was nun an
andere Personen weiter gereicht wird.
eine Planungs-Mappe, in der Sie alle Aufgaben planen und festhalten, die Sie nicht sofort erledigen (elektronisch oder auf Papier). Dort haben Sie eine To- Do-Liste für die aktuell (heute) anstehenden Aufgaben, einen Projektplan und eine Liste zum Nachfassen.
Einen Terminkalender, in dem Sie die Zeiten eintragen, zu denen Sie die Aufgaben erledigen wollen, die Sie nicht sofort abarbeiten (elektronisch oder auf Papier). Dann durchlaufen Sie ein bis drei Mal pro Tag den folgenden Getting Things Done- Prozess – ganz konsequent:

Alle Aufgaben kommen zuerst in den Posteingang.

Der Posteingang ist ein Fach oder ein Korb auf Ihrem Schreibtisch. Hier landen alle Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Alle Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, in Stichworten formuliert.

Gegebenenfalls machen Sie eine Auftragsnotiz, die Sie in den Posteingang legen – zum Beispiel nach einem Zuruf von Ihrer Chefin oder einem Anruf vom Kunden. Ihr elektronischer Eingangskorb ist der Posteingang Ihres E-Mail-Systems. Gegebenenfalls haben Sie spezielle Aufgabenverwaltungs- Systeme, die dann ebenfalls Posteingang für Sie sind. Wichtig: Schreiben Sie alle(!) neuen Aufgaben auf und legen Sie diese Notiz in den Posteingang. Bearbeiten Sie eine neue Aufgabe nicht sofort!

Schritt 1: Sortieren Sie den Posteingang.

Sie prüfen und sortieren einmal bis dreimal täglich alle Vorgänge im Posteingang und im E-Mail-Eingang. Dabei prüfen Sie alle Aufträge, Notizen und E-Mails zunächst danach, ob Sie überhaupt etwas tun müssen:

  • Alles, was Sie nur archivieren oder ablegen müssen, legen Sie entsprechend sofort
  • Alles, was Sie nicht (mehr) benötigen und wo Sie nichts tun müssen, schmeißen Sie sofort

Übrig bleiben die Aufträge, Notizen und E-Mails, bei denen Sie etwas tun müssen. Dann gehen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt 2: Bearbeiten Sie die neuen Aufträge, Notizen und E-Mails.

  • Wenn Sie bei der Prüfung und Sortierung Ihres Posteingangs mit den neuen Aufträgen, Notizen und E-Mails feststellen, dass Sie etwas dafür tun müssen, dann gehen Sie so vor:
  • Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigen können, erledigen Sie
  • Alle Aufgaben, die länger als fünf Minuten bearbeitet werden müssen, kommen in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.

Schritt 3: Aufgaben planen mit Planungsmappe und Terminkalender

  • Sie planen die umfangreicheren Aufgaben, Aufträge, Notizen und E-Mails nach folgenden Kriterien:
  • Übertragen Sie die Aufgabe in Ihrer Planungsmappe in den

Aufgabenplan oder in eine To-Do-Liste: einfache, übersichtliche Aufgaben (Top 5 des Tages), die Sie dann sobald wie möglich bearbeiten.

  • Umfangreichere oder langfristige Aufgaben kommen in Ihrer Planungsmappe in den Projektplan. Das sind Aufgaben mit mehreren Schritten und Sie können die Projektbearbeitung im Terminkalender als „Termin mit sich selbst“ eintragen.
  • Vielleicht können Sie die Aufgabe delegieren; oder Sie können die Aufgabe erst dann bearbeiten, wenn eine andere Person dafür etwas Bestimmtes getan hat (Information oder Ergebnis liefern). Dann geben Sie diese mit den notwendigen Informationen weiter an die Person, die sie am besten ausführt oder von der Sie ein Ergebnis Sie sagen, was bis wann zu tun ist.

Und halten dies in Ihrer Planungsmappe in der Nachfassliste fest: Darin sind alle delegierten Aufgaben, für die Sie ein Ergebnis bis zu einem festgelegten Termin erwarten. Die Unterlagen zu der Aufgabe selbst legen Sie in einer Hängemappe, einer Klarsichthülle oder einem Ordner auf Ihrem Computer ab (im Datei-Manager oder in Outlook oder Ihrem entsprechenden System). Diese holen Sie dann wieder hervor, wenn sie laut Planungsmappe anstehen. Am Ende sind alle Aufgaben zugeordnet und mit einem Termin versehen, zu dem Sie diese Aufgabe bearbeiten werden: der Wiedervorlagetermin. Sie werden entsprechend in Ihrem Aufgabenplan vermerkt. Und: Der Posteingang und der E-Mail-Eingang sind nach diesem Schritt leer!

Zielerreichung kontrollieren.

Wenn Sie Ihre Ziele erreichen und Aufgaben erledigen wollen, dann kommen sie nicht darum herum, auch den Erfolg und die Durchführung zu kontrollieren. Dabei vergleichen Sie das Erledigte mit dem Geplanten. Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen. Bei der Nachkontrolle setzten Sie in Ihrer To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo Sie noch nicht fertig sind, und alles, was nicht geschafft ist, übertragen Sie einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass Sie die Priorisierung überarbeiten müssen, können Sie wieder auf das Wichtig-Dringlich Portfolio und einen neuen Aufgabenplan zurückgreifen.

Gewohnheiten regelmäßig überprüfen.

Tipps und Prinzipien zum Zeitsparen.

Suchen Sie sich Rituale, die Sie in ihrem Zeitmanagement unterstützen. Aus den folgenden Tipps und Prinzipien für erfolgreiches Zeitmanagement können Sie Gewohnheiten für Ihren Alltag etablieren:

Erst fühlen, prüfen, denken, prüfen, handeln, prüfen und adjustieren:

So Vermeiden Sie Aktionismus.

  • Erst planen, dann arbeiten: Planen Sie am Sonntag Abend die kommende Woche. Planen Sie am Abend des Vortags den nächsten Tag.
  • Investieren Sie Zeit, um Zeit zu sparen: Erstellen Sie Vorlagen und Checklisten für wiederholende Tätigkeiten.
  • Heiße-Kartoffel-Prinzip: Gehen Sie Unerledigtes einmal an und entscheiden Sie zügig, ob Sie es sofort erledigen oder setzen Sie einen Termin fest.
  • Eins nach dem anderen: Vermeiden Sie Multitasking.
  • Planen Sie Pufferzeiten ein, reservieren Sie störungsfreie Zeiten und berücksichtigen Sie Ihre Leistungskurve: Verplanen Sie nie mehr als 60 Prozent Ihrer Zeit.
  • Kommunizieren Sie, wenn Sie nicht gestört werden wollen.
  • Passen Sie die Art der Aufgaben an Ihre Leistungskurve an.
  • Gut ist besser als perfekt: Hören Sie mit einer Tätigkeit auf, wenn Sie das Ziel erreicht haben und versuchen Sie nicht, noch besser zu werden.
  • Keine Zettelwirtschaft: Machen Sie sich Notizen und verwenden Sie dafür ein Tool oder ein Notizbuch. Räumen Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig auf und entsorgen Sie, was Sie nicht brauchen.
  • Investieren Sie in sich: Machen Sie regelmäßige Pausen und Urlaub. Schlafen und trinken Sie ausreichend und treiben Sie Sport. Belohnen Sie sich für Ihre Erfolge, auch für kleine.

Weiterführende Literatur:

Dr. Jürgen Fleig – Business-Wissen.

Prof. Johann Löhn – Löhn-Methode – von mir modifiziert und gelehrt.

Prof. Fredmund Malik – Führen Leisten Leben.

Steven Covey – der Weg zum Wesentlichen + 7 Wege zur Effektivität.

Denis Waitley – Nur wer handelt kann gewinnen.

Josef Kirchner – Die Kunst ein Egoist zu sein.

Ken Blanchard/Spencer Johnson – Der Minuten Manager.