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Dimensionen des Comprehensive Decision Model

Kritischer Erfolgsfaktor (KEF) EDV-IT ERP – CRM – HRM – FRM

A. Vorbemerkungen

1. KEF beschreibt die Eigenschaft einer Organisation, die bei einem guten Werte-Verständnis, das Erreichen der Ziele einer Organisation ermöglicht wird – hierbei spielen Best-Practice-Richtlinien eine wesentliche Rolle. Diese gilt es zu programmieren, um die Kreativität der Mitarbeiter gezielt auf Problemlösungen der Kunden ausrichten zu können.  

2. Herausforderung:

TUN – Routinen, Standards, Planung und Beratung, mit Selbst-Führung und -Management im Kontext der Ziele, Werte und Aufgaben; mit dem Selbst-Verständnis eines Know-How-Zentrums, auf Grundlage valider Daten, Firmen relevante Informationen zu generieren. Entweder aus einer bestehenden IT/EDV oder es ist ein Re-Design oder gar eine Neu-Anschaffung notwendig.
Die mittelfristige Amortisation steht im Mittelpunkt einer zielgerichteten Beratung durch den Unternehmer-Privat-Sekretär.

das Motto lautet in allen Fällen lautet:
Routinen programmieren, damit Zeit für das Wesentliche bleibt

Mitarbeiter – Team-Bildung – GELDNeugierGÜTEOrdnungBalanceHolismusWechsel-WirkungGewissenCharakter-DesignPartkdolg-Pflicht (Duty)KausalitätToleranzKausalitätAuthentizitätTUNKAIZENschöpferische ZerstörungKnow-How-Bildung – GesundheitKlimaKulturHidden-Champion-Entwicklungdie Mischung macht`sProfitum-ProfiPrävention.

3. Die Beratung setzt auf referenzmodellbasiertem Vorgehen nach den Richtlinien von ISO 9001:9004 auf, dazu gehören u.a..

  • IT-Prozeß-Landkarten basierte Ordnung, Struktur und Abläufe, ERP – CRM – HRM- FRM und Selbst-Führung und -Management Systemen
  • gute Arbeitsbedingungen
  • Verträge, mit Exklusivität und guten Einkaufs-Preisen
  • professionelles Projektmanagement
  • strukturierter Vertrieb in deutschsprachigen Ländern
  • frühzeitiges Erkennen und Nutzen von Chancen und managen der Risiken
  • kurz-, mittel und langfristige Planung und der Abgleich mit den Resultaten

4. Ziele und Aufgaben eines referenzmodellbasierten Vorgehens

Entscheider sind sich oftmals nicht darüber im Klaren, über welches Wissen sie nicht verfügen und welches Wissen und welche Einsichten sie zusätzlich benötigen. Dieser Umstand führt dazu, dass der Informationsbedarf in der Regel nicht klar und umfassend formuliert werden kann.

Mit Hilfe von ausstehenden Beratern – professionelle Reflektion – wird dieser systematisch erhoben und so strukturiert, dass die erforderlichen Verhaltensweisen und Daten zur Verfügung stehen. Der Vorgang erfolgt idealerweise standardisiert und damit nachvollziehbar, um diesen zu einem späteren Zeitpunkt ggf. zu replizieren (Bsp. DNAàRNA) zu können.

Das erleichtert die Vergleichbarkeit der geplanten und erreichten Resultate, die Beurteilung der Analyse-Qualität, die nachvollziehbare Änderbarkeit der Analyse-Dimensionen führt zudem zu einer wesentlich kürzeren Bearbeitungszeit, weil das Verfahren nicht bei jeder Analyse neu entwickelt werden muss. Ein Referenzmodell ist eine Abbildung von verschiedenen Ausschnitten der Realwelt, die nach bestimmten Kriterien geordnet sind.

Damit erfüllen Referenzmodelle die Aufgabe der Standardisierung, mit dem primären Ziel, die Qualitätssicherung der Informations-Bedarfsanalyse und der Sicherstellung der Informations-Logistik, im Sinne einer wirtschaftlichen resultatsorientierten Informations-Versorgung zu gewährleisten.

Aufgaben, die sich daraus ableiten, sind:

  • die Definition von Standards, im individuellen Kontext des Unternehmens
  • die Bewertung, Niveau und Qualitätssicherung der Analyseergebnisse.
  • Ermittlung des objektiven und des subjektiven Informationsbedarfs,
  • Untersuchung des Informationsbedarfs von Fach- und von Führungskräften,
  • eher gut und eher schlecht strukturierte Aufgaben herauskristallisieren,
  • mit denen die tatsächlichen Gegebenheiten in einem Unternehmen analysiert werden (induktive Methoden) und andere, mit denen der Informationsbedarf normativ aus den Zielen und Aufgaben der Organisation abgeleitet wird (deduktive Methoden),
  • die Aufgabenträger, das Datenangebot, Unternehmensziele, betriebliche Aufgaben oder Referenzmodelle zum Ausgangspunkt der Analyse machen.

Niveau und Qualität bezieht sich auf die Anpassungs-, Kommunikation-, Kooperation-Fähigkeit, Einhaltung der Standards und lebenslange Lern-Bereitschaft, die Vergleichbarkeit der Analyse-Resultaten, die Nachvollziehbarkeit von Detail-Anpassungen und die Durchlaufzeit des Analyse- und Änderungsprozesses – der Weg ist das Ziel.

Der Einsatz von Referenzmodellen für die Abbildung und Systematisierung des Informationsbedarfs ist ein wichtiger Schritt für die Standardisierung im Unternehmen und damit die Nachvollziehbarkeit sowie die Effektivität und Effizienz des Erhebungsprozesses.

5. Kurz-Beschreibung zu ERP – CRM – HRM – FRM

ERP im Back-Office mit Zahlen, die die Bilanz und das Controlling braucht

Ein ERP-System dient den Mitarbeitern im Back-Office. Hier geht es zunächst einmal nicht um Kunden und den Verkauf von Produkten, sondern darum, Controlling-Abläufe in den Bereichen Materialwirtschaft, Personal- und Rechnungswesen effektiv und effizient zu gestalten. Kundennahe Abteilungen sind in die ERP-Prozesse nicht eingebunden. Den Mitarbeitern in diesen Bereichen hilft es kaum, wenn das eingesetzte ERP-System eine Adressverwaltung bietet.

CRM mit Kunden- und Stakeholder bezogenen Prozessen

Ein CRM-System kann ERP in keinem Fall ersetzen. CRM unterstützt die Mitarbeiter mit Funktionen, die über eine Verwaltung und Speicherung von Adressen weit hinausgehen.

CRM vernetzt die Unternehmensbereiche, indem es Informationen zentral bündelt, jederzeit zur Verfügung stellt und damit Transparenz schafft. Denn um eine kompetente und individuelle Betreuung sicherzustellen:

  • brauchen Mitarbeiter mit direktem Kontakt zu Kunden und Interessenten deren Daten,
  • müssen Innen- und Außendienst auf die gleichen Informationen zugreifen,
  • sollten Angebote lückenlos verfolgbar sein,
  • müssen Service- und Vertriebsmitarbeiter rasch reagieren und gezielte Entscheidungen treffen können.

HRM für Kompetenz- und Know-How Planung

Modernes Personalmanagement zielt – unter Einbeziehung von Aspekten der Sozial- und Umweltverträglichkeit – auf nachhaltigen Erfolg ab. Dazu werden die Erkenntnisse, Methoden und Instrumente des Qualitätsmanagements und der Corporate Governance angewandt.

Nachhaltiger Erfolg bedeutet für die Personalabteilung Werterhaltung und Wertschöpfung aus nachhaltiger Sicht und umfasst das folgende:

1. Personalführung

2. Personalplanung

3. Personalentwicklung (PE)

4. Personalkommunikation

5. Zusammenarbeit mit dem Betriebs- oder Personalrat

6. Personalverwaltung

    a) Personaleinsatz

    b) Personalcontrolling

    c) Entgeltmanagement

FRM für Liquidität – Budgetierung – Investition- und Kosten-Management

bezieht sich auf die effiziente und effektive Verwaltung von Liquidität

6. Führung – Management – Controlling

  • die Unternehmens-Führung gibt Orientierung in Bezug auf Vision – Mission – Werte – Ordnung und bindet die Mitarbeiter in die Prozeße ein.

Die Führung wird in drei zentrale Bereiche unterteilt – normative Führung – Leitbild, strategische Führung – Was wollen wir wie Tun und die Ziele zu erreichen und operative Führung = Management

  • das Management verteilt, unter Berücksichtigung von Balance, effektiv und effizient die vorhandenen Ressourcen und besorgt von notwendig weitere Ressourcen;
  • das Controlling wird als Teilfunktion der Unternehmens-Führung definiert.

Controlling ist die ausgeübte Steuerungsfunktion durch ein valides Informationssystem. Das Controlling nimmt zur Steuerung des Unternehmens Planungs-, Koordinations- und Kontroll-Aufgaben wahr, um die Unternehmens-Führung mit den notwendigen Instrumenten und Informationen zu versorgen.

II. Was ist das ideale IT/EDV Anforderungs-Profil

a) Referenz-Modell aus der Alarm-Anlagen-Branche mit ähnlichen Anforderungen, wie sie für die KMT GmbH relevant sind und in dem Referenz-Unternehmen seit 2001 umgesetzt werden;

b) Status-Quo Ermittlung beim Unternehmen;

c) Ausarbeitung des Anforderungs-Profils adaptiert auf KMT GmbH-Bedürfnisse.

0. ERP Steuerung für CRM, Buchhaltung, RW, Finanzen, Risiko-Arten, Personal, Vertrieb, Produkte und Kampagnen

Leit-Bild, Business-Case, Controlling – Selbst-Führung und Management, Funktion-Diagramme, Kompetenzen, intelligente Verknüpfung der Unternehmens-Bereiche –  Planung-Vorhaben, Budgetierung, Vorgaben, Strukturen, Prozeße, Resultate und KPI-Steuerung, FiBu-Interface zu DATEV und/oder anderen Anbietern. 

1. Stammdaten: Personal, Kunden, Geschäfts-Partner – Hersteller, Berater, Vertrieb, Geräte

somit für alle Stake-Holder!

  • Verwaltung dieser Daten und definierte Abruf/Filterung
  • Artikel- und Leistungs-Verwaltung
  • Material-Katalog
  • Data-Norm-Einlese-Interface
  • individuelle Änderungen
  • Umsatzsteuer
  • Personal-Referenzen
  • Kunden-Status
  • Hersteller-Status
  • Vertriebs-Status etc.
  • Buchhaltungs-Referenzen
  • Adress-Referenzen
  • Ländereinstellungen
  • etc.

2. Berichtswesen

Reportgenerator zur Erstellung von individuellen Berichten, Tabellen und Listen mit Zuordnung zu den Programm-Modulen

  • Kontrolle – Überprüfung der Vorgaben an Hand von Resultaten
  • Bearbeitung bestehender Reports zur Individualisierung, bei Erhaltung des Vorgängers – Historie
  • übersichtlicher und einfacher Zugriff auf Tabellen zur Individualisierung eigener SQL-Abfragen – ggf. zentral gesteuert durch Zugriff-Definition – Auftrag an erstellen
  • Assistent – Makro – zur Verknüpfung von Tabellen
  • eingebauter SQL-Abfrage-Assistent
  • Assistent zur automatischen Erstellung einfacher Listen – Makros
  • Einbindung vorhandenerer Formulare auf RTF Basis sowie Bilddateien
  • integrierte Scriptsprache zur Realisierung komplexer Aufgaben
  • Bearbeitungs-Möglichkeiten interner Reports

3. Preispflege 

Artikelpreis-Pflege-Programm zur Pflege von Einkaufs- und Verkaufs-Preisen mit verschiedenen

Selektions-Kriterien und Pflege-Spezifikationen – auch für Controlling

  • freie Selektion zu pflegender Artikel nach diversen Kriterien
  • prozentuale- und Festwert-Pflege
  • Pflege von Verkaufs-Preisen mittels Aufschlag-Gruppen
  •  Pflege von Verkaufs-Preisen mittels Aufschlags-Tabellen nach Preishöhe
  • Pflege von Verkaufs-Preisen mittels vorgegebenen Aufschlag pro Artikel
  • Verwendung beliebiger Preisfelder als Pflegebasis
  • Rundungsfelder
  • Pflege von individuellen Kunden- und Gruppen-Preisen

4. Berechtigungen

individuelle Funktions-Berechtigung-Vergabe für den Zugriff auf Daten, Funktionen und Modulen

  • Berechtigung für jeden User
  • Berechtigung für User-Gruppen
  • Protokollierung jeder Berechtigungs-Vergabe

5. Customize

individuelle Gestaltung von vorhandenen Eingabe-Masken durch Veränderung der Eigenschaft beliebiger Elemente

  • Ausblenden von nicht benötigten Feldern und Buttons
  • genaue Positionierung und Dimensionierung
  • Definition eigener Kurzhinweise
  • Hinterlegung eigener kontextbezogener Hilfsdateien
  • getrennte Einstellung je Geschäftsstelle bzw. Standort

6. Kunden- und Geschäftspartner-Preise

Verwaltung von individuellen Verkaufspreisen und Rabattsätzen, die einzelnen Kunden-, Kundengruppen- und Geschäfts-Partnern zugeordnet werden können

  • manuelle Definition oder automatische Speicherung von Preisen und Rabattsätzen bei Rechnungslegung – Historie
  • Definition von Kundengruppen mit gleich Preis- und Rabatt-Konditionen
  • Speicherung von Lohn-, Material-Verkaufs-Preisen, Wartungs- und Mietpreisen sowie Rabattsätzen, getrennt von Lohn und Material;
  • Einzelfall-Entscheidungen bleiben sowohl für die Speicherung, als auch für den Abruf der Kundenpreise möglich – Berechtigungs-Funktion

7. Kaskaden-Bildung

Stücklistenaufbau mit der Möglichkeit, einem Artikel oder Leistung beliebig viele Artikel oder Leistungen zuzuordnen

  • Angabe von Menge und Sonderfunktion zu jedem Kaskaden-Unterartikel;
  • optimale Pflegbarkeit durch von Kaskaden durch Verknüpfung statt Kopie;
  • flexible Verwendung von Kaskaden durch Anpassungsfähigkeit für jeden Artikel nach Einfügen in ein Projekt;
  • spontaner Kaskaden-Aufbau in Projekten ohne Vordefinition im Artikelstamm möglich;
  • Sonderformen und Darstellungs-Optionen für maximale Flexibilität;
  • Bestell- und Lagerwesen berücksichtigt Kaskaden-Unterartikel einzeln

8. Konfiguration-Management

  • Konfiguration von Anlagen und Systemen mit Artikeln nach Komptabilität;
  • Zuordnung von kompatiblen Komponenten für Anlagen und Systemen;
  • schnelle und systembezogene Suchmöglichkeit in der Projekt-Bearbeitung;

9. Kalkulation – Budgetierung vom Angebot bis zur Auftragsbestätigung

  • Verwaltung aller Kalkulations-Mappen der Datenbank;
  • Projektbearbeitung zur Erstellung und Kalkulation von Angeboten und Auftrags-Bestätigungen mit Druck-Vorausschau;
  • Adress-Anschrift-Steuerung nach Fakturierungs-Anschrift;
  • Kalkulation mit und ohne Lohanteil;
  • Management von Einkaufs-, Listen-, Markt- und Verkaufs-Preisen, auch mit Quer-Subventionierung-Möglichkeit – siehe Controlling;
  • automatischer Kalkulationslauf, auch mit Vorgabe des Endpreises oder des Deckungs-preises in Prozent und DB pro Stunden – siehe Quer-Subventionierung und Controlling
  • Ergebnis-Anzeige mit Summen für Material, Lohn- und Fremdleistungen sowie Deckungs-Beitrag, Zeiten für Planung, Präsentation, Beratung, Montage, technische Bearbeitung und Fahrten
  • diverses

10. Projektfaktura

Rechnungslegung gemäß Projekt – Fakturierung von Aufträgen oder Verkäufen ohne Auftrag

  • Rechnungen gemäß Projekt
  • Teil- und Akonto-Rechnungen
  • Schluß-Rechnungen mit Berücksichtigungen von Teil- und Akonto-Rechnungen und ausstehenden bzw. offener Zahlungen
  • Pro-Forma Rechnung z.B. für den Zoll
  • Kontierung für die Buchhaltung

11. Lieferschein-Auswahl-Assistent

Erzeugung von Projektpositionen aus bestehenden Lieferscheinen

  • Fakturierung gemäß Lieferschein
  • nachträgliche Auftrags-Erzeugung gelieferte Positionen
  • Handelsgeschäft ohne Montage
  • Kontrolle noch nicht fakturierter Lieferschein-Positionen

12. Erlöskonto und automatische Kontierung

  • Vorkontierung von Rechnungen zur Eigenauswertung oder zur Übergabe an die Finanz-Buchhaltung – Interface zu DATEV oder einem anderen Anbieter
  • automatische Kontierung bei der Fakturierung auf verschiedene Erlöskonten, Kostenstellen und -träger. Diese in Abhängigkeit von den Artikel-Waren-Gruppen
  • wahlweise individuelle Kontierung pro Projekt-Position
  • Erkennung von Fehlbuchungen durch Fehlerkonten

13. Kunden-Artikel-Nummern

Verwaltung kundenspezifischer Artikel-Nummern

  • Einsatz als Filter;
  • Fallweise Verwendung in Projektformularen, Planung, Beratung, Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung;
  • Verwendung in eigenen Reports und Listen

14. CRM – Stakeholder Beziehungs-Management

1. Verwaltung von Kontakten und Kontaktpersonen zu allen Adressarten

  • Zuordnung von Gesprächen, Besuchen, Protokoll, weiteren Word-Dokumenten und E-Mails
  • Verwaltung der Ansprechpartner mit persönlichen Daten
  • Wiedervorlagen mit Termingenerierung (modulabhängig)“

2. Zentrale Dokumentenablage mit vordefinierbarer Ordnerstruktur je Adressart.

  • Individuelle Ordnerstruktur für Personal, Akquise, Kunden, Geschäftspartner – Hersteller + Vertrieb; 
  • Individuelle Ordnerstruktur für Bauvorhaben, Aufträge und Anlagen (modulabhängig)
  • Dokumente werden zentral abgelegt und können bei entsprechender installierter Anwendung des Dokuments eingesehen und bearbeitet werden
  • Automatische Verwaltung und Benennung der Ordnerstrukturen mit laufender Anpassung bei Neuanlagen, Löschungen und Datenänderungen von Adressen

3. Steuerung von Direktmarketingaktionen als telefonische Aktionen oder Mailingaktionen

  • Telefonaktionen mit Abarbeitung von Telefonlisten und Einträgen im Kontakt-Management;
  • Mailingaktionen mit Überwachung der Kundenreaktionen (Response);
  • Folgeaktionen;
  • Auswahl von Adressen über frei definierbare oder vorgegebene Kriterien;
  • Direktansprache von Ansprechpartnern (modulabhängig) mit Filterung nach Marketingattributen und persönlichen Daten;
  • Adresserstellung für die Verwendung in externen Programmen zur Serienbriefgenerierung und zum Etikettendruck;

4. Kalender zur Verwaltung aller dienstlichen und privaten Termine und Aufgaben

  • Tages-, Wochen- und Monatsübersicht der Termine und Aufgaben
  • Terminverwaltung für eigene und Mitarbeitertermine
  • Aufgabenzuordnung
  • Generierung von Terminen aus Wiedervorlagen der Angebots-, Auftrags-, Servicebearbeitung und Kontaktmanagement (teils modulabhängig)
  • Druckmöglichkeit verschiedener Kalenderansichten
  • Markierung und Verschleierung von Privatterminen;

5. Kalender- /Terminübersicht zur Personal-Einsatz-Planung

  • Personaleinsatzplanung mit Übersicht von bis Mitarbeitern sowie den Tagen eines auszuwählenden Monats
  • Zugriff auf dieselben Daten wie bei Kalender mit Feiertagetabelle und Fehlzeiten für Urlaub, etc. welche pro Mitarbeiter erfasst werden können
  • Verwaltung von Equipment welches auch einem Termin zugeordnet werden kann
  • Übersicht aller administrativen Mitarbeiter mit Zuordnung der Aufgaben
  • Übersicht aller Vertriebs-Mitarbeiter mit Zuordnung der Gebiete
  • Übersicht aller Techniker mit Zuordnung von Wartungs-, Reparatur- bzw. Kleinaufträgen
  • Anzeige aller Mitarbeiter-Aufträge mit deren Status pro Mitarbeiter

6. Tapi-Interface

Telefonintegration zur Anwahl von Rufnummern aus den Adressbüchern sowie Anzeige von Anrufer-Daten bei eingehenden Anrufen

  • Nutzung der Standard TAPI-Schnittstelle zum automatischen Wählen und zur Rufannahme
  • Unterstützung beliebiger Rufnummernfelder von ES Office zur Anwahl
  • Automatische Suche nach Ansprechpartner, Akquise-Kunde, Kunde, Geschäftspartner -Berater, Hersteller und Vertrieb bei Rufeingang
  • Aufruf des entsprechenden Fensters und Positionierung auf dem Datensatz des Anrufers
  • Gesprächsweiterleitung an andere Nebenstellen
  • Unterstützung des Helpdesk zur Neuanlage von Calls bei Rufeingang (modulabhängig)

7. Individuell zu definierendes Formular (Registerkarte) für diverse Adress- und Auftragsarten mit frei verwendbaren Feldtypen und Beschriftungen

  • frei auf einem Formular zu definieren;
  • für alle Adress-und Auftragsarten einheitlich oder jeweils individuell definierbar;
  • je Adress-und Auftragsart unterschiedliche Formular-Definitionen den einzelnen Datensätzen zuweisbar;
  • anwendbar für Kunde, Hersteller, Planungen, Geschäftspartner, Berater, und Vertrieb sowie für Service-, Wartungs- und Verrechnungs-Aufträge.

15. Aufträge und Lager

1. Auftragsbearbeitung und -Verwaltung mit Nachkalkulation

Verwaltung und Überwachung der Projektaufträge mit laufender Übersicht von Kosten- und Leistungsstatus sowie Nachkalkulation

  • jederzeitiger Statusbericht über den Bearbeitungsstand des Auftrags
  • Anzeige des bestellten, erhaltenen, gelieferten, montierten und ausgemessenen Materials
  • Anzeige der geleisteten Arbeiten
  • Anzeige von Kosten durch Fremdleistungen, Kreditorenrechnungen und Sonstiges
  • Anzeige der fakturierten und erhaltenen Beträge
  • alle Kosten und Leistungen als Übersicht
  • Vergleich mit der Vorkalkulation
  • Anzeige des aktuellen Deckungsbeitrags schon vor Beendigung des Auftrags auf Basis der Auftragssumme
  • Nachkalkulation auf Basis der nach Aufmaß zu fakturierenden (modulabhängig) bzw. tatsächlich fakturierten Beträge
  • Rechnungen mit bezahlten bzw. offenen Beträgen
  • Bildung von Gewerken pro Auftrag zur Aufsplittung der Kosten und Leistungen in Teilbereiche

2. Tages-, Wochen-, Monats-Arbeitsberichte

Erfassung von Arbeitszeiten für Aufträge oder interner Zeiten mit zahlreichen Möglichkeiten der Auswertung bzw. Weitergabe

  • Unterstützung aller Auftragsarten (modulabhängig) sowie interne Arbeitszeiten
  • Verwendung in der Nachkalkulation der Auftragsarten
  • Weitergabe-Möglichkeit an externe Lohnabrechnung über Lohnschnittstelle zur Berechnung des Wert-Schöpfungs-Beitrags
  • Zahlreiche Reports zur internen Auswertung und Weitergabe
  • Anpassung der Reports und Erstellung eigener Reports möglich
  • Volle Flexibilität durch diverse, vernetzte Eingabemasken und -methoden für Auftrags- und Tages., Wochen-, Monats-Berichte
  • Persönliche Anpassung der Eingabetabellen für eine komfortable, zügige Erfassung
  • Zahlreiche Felder zur Abdeckung nahezu jeden Abrechnungs- und Auswertungsbedarfs
  • Freizeitkonten, Prüfung von Zeitüberschneidungen
  • Zuordnung von geliefertem Material zur Zeit- und Materialkontrolle

3. Lagerverwaltung und Mehrlagerverwaltung

  • Beliebig viele Lager, auch Außen- und Fahrzeuglager verwaltbar
  • Bestell- und Lieferzugriff je Lager konfigurierbar
  • Bezugslager je Bestell-, Wareneingangs- und Lieferposition einstellbar
  • Auftragsgebundene Kommissionslager mit Umbuchungsmöglichkeit und automatischer Auflösung
  • Listenbestellung zur automatischen Generierung von Einzelbestellungen bei verschiedenen Lieferanten
  • Lagerbestellung mit Berücksichtigung von Lager- und Mindestbestand sowie auftragsgebundene Reservierungen
  • Lagerumbuchungen als manuelle Lagerbewegung oder per Lieferschein
  • Inventur für einzelne Lager und Artikel
  • Permanente Inventur

4. Seriennummern und Seriennummernverwaltung

Seriennummernverwaltung für Lagerartikel mit vollständiger Rückverfolgbarkeit

  • Definition beliebiger Lagerartikel als Seriennummernartikel
  • Erfassung von Seriennummern bei Wareneingang oder erst bei Ausgang
  • vorhandene Seriennummern oder selbst vergebene verwendbar
  • Unterstützung von Seriennummern-Barcodes (modulabhängig)
  • Garantie- und Lieferdaten verwaltbar
  • Seriennummern-Suchprogramm
  • Rückverfolgbarkeit der Seriennummern vom Wareneingang bis zum Einbau

16. Debitoren, Kreditoren, offene Posten, SEPA und Interface zu FiBu-Programmen, wie DATEV

  • Frei konfigurierbare oder für DATEV
  • Übertragung Debitoren und Rechnungsdaten
  • Übertragung Kreditoren und Rechnungseingangsdaten
  • Übertragung Kontenbewegungen und Kasse

17. Service

1. Anlagenbestandsverwaltung mit den relevanten Daten einer Anlage wie Anlagenort, Anlagentyp, System, Bezirk/Tour, Garantiedaten, etc.

  • MTK und STK Termine und Informationen für mehrere weitere Info-Memofelder
  • Zusätzliche Adressen für Ansprechpartner.
  • Historie der Prüfungen, Wartungen, Reparaturen und Kleinaufträge
  • Historie des Service, der Prüfungen, Wartungen und Reparaturen
  • Übersicht der Verträge zur Anlage
  • Übersicht der Räume mit den installierten Komponenten
  • Verwaltung der Wartungs-Paket-Pauschale und Versicherungsgebühr pro Komponente mit Artikel in der Anlage
  • Automatische Übernahme der Komponenten aus einem Auftrag oder Lieferschein“

2. Störungs-Management

  • Verwaltung eingehender Störmeldungen
  • Krisen-Management im Kontext von Verfügbarkeit
  • Erstellung von Reparaturaufträgen für die Servicetechniker mit Überwachung und Rückerfassung
  • Reparaturauftragsbearbeitung für Geräte

18. Interface – Anbindung für externe Programme

  • Anbindung externer Dokumentenmanagementsysteme, z.B. ELO
  • Synchronisierung von Terminen und Aufgaben zwischen MS-Exchange
  • Plugin für MS Outlook
  • Plugin zu MS-Projekt oder ähnlichen professionell ausgerichteten Projekt-Management-Programmen
  • E-Mail Verarbeitung
  • Eingehende und ausgehende E-Mails können übernommen werden.
    Es werden Ansprechpartner anhand der E-Mailadresse entweder automatisch erkannt oder können manuell zugeordnet werden. Ebenso kann der Hauptvorgang manuell zugeordnet werden.
  • Eingehende und Ausgehende E-Mails können als neuer Service-Anruf in das System importiert werden.
  • Ist eine E-Mail erfolgreich importiert, kann jederzeit aus Outlook in den entsprechenden Vorgang gesprungen werden.
  • Ansprechpartnerabgleich
  • Outlook-Kontakte können sofort übernommen werden – und umgekehrt.
  • Werden bestehende Ansprechpartnerdaten editiert, werden diese Änderungen in den Exchange-Account übertragen und stehen im Outlook, I-Phone und sonstigem Exchange Adressbuchclient zur Verfügung

19. Online – Offline

  • mobiler Zugriff, Anwendung, Drucken und Speicherung – so, wie im Büro;
  • Erzeugen von digitalen Protokollen (z.B. Wartungsprotokolle oder Checklisten) Vorort ausgefüllt werden können;
  • Ausdruck vor Ort, auch im Offline-Modus
  • siehe dazu Mobil-Service Lastenheft

20. Einweisung, Schulung und Training des Personals

21. Anbieter Service

  • Störungs-Management
  • Up-Dates offen für Neues

D. die ersten Resultate

a) Angebote angefragt

b) Zwei Angebote werden bis Ende Oktober 2017 auf Grundlage der Ausarbeitung II vorliegen;

c) Entscheidung durch die Geschäftsleitung nach Prüfung einer Demo-Version;

d) Wirtschaftlichkeit- und Nachhaltigkeit-Berechnung Mitte Dezember auf Grundlage der 15 Kriterien nach Krens und ROI-Kriterien zusammen mit dem Steuerberater

e. Start Mitte bis Ende Januar 2018

E. Schluß-Bemerkung

Die IT/EDV ist der zentralste Bereich in einem Unternehmen. Mit Hilfe der OekoHuman Beratung, konnte der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern ein erweitertes Verständnis von Transparenz, Struktur und Abläufen vermittelt werden. Darüber hinaus konnten für eine in Zukunft anstehende ISO-Zertifizierung wichtige Grundlagen gelegt werden.

Eine gute IT-Strategie gibt somit auch die Rahmenbedingungen für das Management eines Unternehmens vor und zeigt den Umfang und die Richtung zukünftigen Handelns auf, um somit langfristige Unternehmensziele zu erreichen.

Anlagen:
Lasten-Heft
Re-Design Vergleich – was ist vorhanden, was kommt hinzu – Grundlage II

Wirtschaftlichkeits-Regeln nach Prof. Krens – Köln

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